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A lo largo de nuestra experiencia y trabajo en la construcción y fortalecimiento de los esquemas de gobierno corporativo en las Empresas Familiares, hemos identificado las 5 buenas prácticas en las Juntas Directivas que aumentan sustancialmente su desempeño y consecución de objetivos.
5 buenas prácticas en las Juntas Directivas
- No incluir “Varios” en el orden del día: Al eliminar el punto “Varios” del orden del día, hemos identificado que se obliga a la Junta Directiva y la Gerencia a identificar claramente los puntos que quieren abordar en la reunión. Esto hace que se puedan analizar los temas previamente, solicitar las aclaraciones del caso antes de la sesión, y tener presente lo que se quiere lograr con el punto, por lo que, al abordarlo, resulta más sencillo tomar una decisión al respecto.
- Definir tiempos para abordar cada tema: Esta es una labor que pocas veces se realiza, sin embargo, mejora de forma importante la efectividad de las reuniones. Al determinar un límite de tiempo para tratar cada tema, que a su vez impacta en la duración total de la reunión, es posible controlar mejor las intervenciones, ser más puntuales y concretos en las observaciones, y ser rigurosos en el desarrollo de la sesión. Esta labor generalmente se le encarga al secretario de la reunión, quién deberá hacer seguimiento y emitir las alertas cuando se esté completando el tiempo disponible.
- Hacer seguimiento a las tareas pendientes antes de las reuniones: En muchas Juntas Directivas cuando iniciamos a trabajar, encontramos que tienen la práctica de revisar las tareas pendientes como primer punto del orden del día. Generalmente no es efectivo porque puede que no las tengan listas, o porque se destine tiempo de la Junta Directiva a revisar asuntos muy operativos que le restan espacio para decisiones estratégicas. Hacer la revisión, seguimiento y envío de las tareas con anterioridad genera una dinámica diferente en las sesiones, más alineada con la toma de decisiones efectivas.
- Generar un calendario trimestral o semestral de reuniones: La programación de las reuniones muchas veces se vuelve un dolor de cabeza en las Juntas Directivas porque coordinar las agendas de todos los integrantes no es un asunto sencillo. Cuando las Juntas Directivas realizan su programación trimestral o semestral de reuniones, se quita tiempo para coordinar las agendas mes a mes, y se genera mayor efectividad en la dinámica del organismo.
- Tener un secretario de las reuniones que sea externo a la compañía: Hemos visto como esto mejora la dinámica de las Juntas Directivas, especialmente en empresas pequeñas y medianas, dado que generalmente designan a un empleado de la compañía para que ejerza la labor de secretaría, y muchas veces esa persona no le dedica el tiempo suficiente a su labor porque tiene otras actividades. Para mejorar la dinámica de las Juntas Directivas, es necesario dedicar suficiente tiempo a la ejecución de tareas como el seguimiento de tareas, recordatorios de reuniones, apoyo en la definición del orden del día, control de tiempo y elaboración de actas, que son actividades propias de un secretario de este tipo de organismos.
Si bien cada Junta Directiva determina su dinámica, es importante tener en cuenta que el objetivo de estos organismo es la toma de decisiones estratégicas y que muchas veces, existen asuntos operativos que pueden ser controlados con relativa facilidad, que impulsan su gestión para maximizar el impacto en las metas.
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