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¿Cómo definir los temas de tu Junta Directiva? Antes de la Junta Directiva, es necesario establecer los temas a tratar. Parece un asunto sencillo, sin embargo, de esto depende que la Junta Directiva cumpla con los objetivos y expectativas definidos por los accionistas o socios al momento de su creación o activación.
El orden del día es clave para que, reunión a reunión, la Junta Directiva se enfoque en alcanzar sus objetivos, abordar los temas relevantes y enfocarse en aportarle valor a la compañía. Por eso, te compartimos los asuntos que debes tener en cuenta para lograrlo u optimizarlo.
1 ¿Quién define el orden del día para las reuniones de Junta Directiva?
El/la secretario/a de la Junta Directiva realiza una proyección inicial del orden del día y valida con la Gerencia si hay asuntos puntuales para incluir. Luego, lo revisa en conjunto con el Presidente de la Junta Directiva para realizar los ajustes pertinentes, enviarlo a los demás miembros de la Junta Directiva y recibir sus comentarios o modificaciones al orden del día enviado.
Finalmente, valida con la Presidencia el orden del día definitivo, asigna los tiempos para cada tema y define quien será responsable de presentar la información.
2 ¿Qué debe incluir el orden del día para las reuniones de Junta Directiva?
El orden del día debe tener en cuenta:
- Asuntos urgentes o relevantes: Temas que sean prioritarios o que hayan surgido de manera extraordinaria en los últimos días, y que sea necesario que la Junta Directiva aborde con urgencia. Al identificar estos temas, el/la secretario/a deberá validar con la Presidencia si se realiza una sesión extraordinaria para abordar esos asuntos o si se revisan de manera prioritaria en la reunión ordinaria de Junta Directiva. Aquí también se pueden incluir temas relevantes que la Junta Directiva debe atender, bien sea previendo otras situaciones o atendiendo asuntos importantes.
Por ejemplo:
- Aprobar a la Gerencia para que firme un contrato grande (que supera lo que está autorizado a firmar)
- Renuncia masiva de empleados (o situaciones críticas internas o externas)
- Evaluación de desempeño de la gerencia
- Plan de Trabajo Anual de tu Junta Directiva:
La creación o activación de una Junta Directiva se realiza con un propósito específico, el cual suele estar documentado en un código o reglamento de gobierno corporativo que guía su actuación. En consecuencia, es esencial elaborar un plan de trabajo anual que refleje ese propósito y esquematice los temas generales que se deben abordar en cada reunión para alcanzar los objetivos establecidos.
Por ejemplo:
- En los últimos meses del año, la Junta Directiva debería enfocarse en la estrategia de cierre y de arranque para el siguiente periodo.
- Si es una empresa familiar, la Junta Directiva debería atender las necesidades de los accionistas de manera periódica para mantener una buena comunicación con ellos, especialmente con quienes no trabajan en el negocio.
- Si cuentan con revisor fiscal, la Junta Directiva debería citarle periódicamente para obtener su perspectiva sobre la empresa
- Tareas pendientes: En las reuniones se asignan tareas que deben revisarse posteriormente. Esto debe quedar escrito en el acta de cada reunión y pueden ser puntos para abordar en una próxima reunión dado que requieren análisis adicional, o quedan solo como informes o respuestas que, una vez completadas, no requieren seguimiento posterior.
En consecuencia, el secretario de la Junta Directiva debe revisar las tareas pendientes que se abordarán en la siguiente reunión y verificar su disponibilidad para ser presentadas.
- Resultados o avances de los comités de Junta DIrectiva: Las Juntas Directivas suelen crear comités específicos para abordar temas en profundidad, ya sea por obligación legal o decisión propia. En estos casos, es importante programar tiempos para que los comités presenten sus informes o avances ante la Junta Directiva según la periodicidad establecida al momento de su creación.
Por ejemplo:
- Comité Comercial: Se enfoca en profundizar en la situación comercial de la empresa, analizar los resultados y apoyar al área
- Comité Financiero: Se enfoca en revisar de manera detallada la información financiera para generar mejoras y optimizaciones
- Comité de Gobierno Corporativo: Se enfoca en actualizar y mantener la estructura del gobierno corporativo acorde a la realidad del negocio y las regulaciones correspondientes.
Una vez realizada esta revisión de temas potenciales para la sesión de Junta Directiva, el/la secretario/a debe validar el tiempo total estimado para la reunión. Si se estima que la reunión dure 2 horas, se debe desglosar ese tiempo en los puntos a abordar y asignarle duración a cada uno.
Por ejemplo:
- Verificación del quorum – 5 min
- Elección de presidente y secretario – 5 min (Dependiendo de lo establecido en los estatutos o reglamentos internos, puede ser necesario incluir la elección de miembros en cada reunión o solo cuando se vayan a nombrar de nuevo al final de su periodo designado.)
- Lectura del acta anterior – 5 min (es más eficiente que al finalizar la reunión se realice la lectura y aprobación del acta para que quede lista y no usar tiempo de la siguiente reunión revisando el acta anterior)
- Aprobar a la Gerencia para que firme un contrato grande (que supera lo que está autorizado a firmar) – 20 min
- Revisar la proyección de cierre para el año y proyectar el arranque del siguiente año – 1 hora
- Analizar el informe del comité financiero – 20 min
- Cierre de la reunión y firma del acta – 5 min
En caso de que el tiempo asignado a cada tema sea insuficiente o sea necesario extender la reunión, el secretario de la Junta Directiva deberá coordinar con el presidente para determinar los ajustes necesarios en el orden del día, la duración total de la sesión, el tiempo asignado a cada tema y los responsables de su presentación
3 Convocatoria de la reunión de Junta Directiva
Una vez definido el orden del día final para la sesión, el/la secretario/a realizará el envío de la convocatoria de la reunión el cual podrá incluir de una vez los informes a presentar, o estos podrán enviarse de manera posterior (teniendo en cuenta enviarlos antes de la reunión para que los miembros de la Junta Directiva puedan analizarlos).
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