(Tiempo estimado de lectura: 18 min)
La convocatoria para las reuniones de Junta Directiva debe ser enviada por el/la secretario/a de este organismo, una vez se defina el orden del día. Te compartimos lo que debes tener en cuenta para el adecuado envío de la convocatoria a estas sesiones:
1 Revisar los estatutos
En los estatutos se definen condiciones generales para la convocatoria como:
- Contenido específico
- Tiempo de anterioridad con el que debe enviarse
- Medios para convocar a los miembros de Junta Directiva
Por tanto, el/la secretario/a de la Junta Directiva debe revisar y tener presentes estos elementos para que la convocatoria cumpla con lo allí definido. De no hacerlo, puede considerarse que la convocatoria no es efectiva.
2 Revisar el/lo reglamentos o códigos de gobierno corporativo o Junta Directiva
Revisar los reglamentos o códigos de gobierno corporativo o Junta Directiva de la empresa es importante para identificar asuntos complementarios a los definidos en los estatutos. Esos documentos (reglamento o códigos) tienden a ser más detallados y específicos sobre asuntos puntuales.
3 Informes o reportes para analizar en la reunión
De acuerdo con el orden del día definido se identifica qué informes o reportes se van a analizar en la sesión, por lo que el/la secretario/a coordinará con los diferentes responsables la elaboración de esa información y la fecha en que los enviarán para poder remitirla a los miembros de la Junta Directiva.
Importante: Los informes para la reunión deben ser enviados previamente a los miembros de la Junta Directiva para aumentar la productividad. Es recomendable estandarizar los reportes para facilitar su preparación y entrega puntual. Por tanto, es pertinente estandarizar ciertos reportes para que sea cada vez más fácil para el equipo su preparación y entrega a tiempo.
4 Formato de la convocatoria
Sugerimos el siguiente formato para las convocatorias a reuniones de Junta Directiva:
El/la secretario/a de la Junta Directiva realiza una proyección inicial del orden del día y valida con la Gerencia si hay asuntos puntuales para incluir. Luego, lo revisa en conjunto con el Presidente de la Junta
1. Procura enviar los informes o documentos que se van a revisar en la reunión, junto con la convocatoria. Así los integrantes de la #JuntaDIrectiva podrán analizarlos previamente y el tiempo de la reunión se aprovechará mejor
2. Identifica cuánto tiempo se dispone para cada tema y quien sera responsable de su presentación
3. Coordina con los invitados y/o quienes van a presentar información la logística necesaria para que tengan listos sus informes, que sean los mismos que se enviaron previamente a los miembros de la Junta, que estén acordes con el tiempo disponible para cada punto, y que tengan los anexos necesarios para resolver dudas durante la reunión
Una buena convocatoria ayuda a que las reuniones de #JuntaDirectiva sean más efectivas
van a abordar. Parece un asunto sencillo, sin embargo, de esto depende que la Junta Directiva cumpla con los objetivos y expectativas definidos por los accionistas o socios al momento de su creación o activación.
El orden del día es clave para que, reunión a reunión, la Junta Directiva se enfoque en alcanzar sus objetivos, abordar los temas relevantes y enfocarse en aportarle valor a la compañía. Por eso, te compartimos los asuntos que debes tener en cuenta para lograrlo u optimizarlo.
5 ¿Quién define el orden del día para las reuniones de Junta Directiva?
El/la secretario/a de la Junta Directiva realiza una proyección inicial del orden del día y valida con la Gerencia si hay asuntos puntuales para incluir. Luego, lo revisa con el Presidente de la Junta Directiva para realizar los ajustes necesarios y enviarlo a los demás miembros, quienes pueden realizar comentarios o modificaciones al orden del día.
Finalmente, valida con la Presidencia el orden del día definitivo, asigna los tiempos para cada tema y define quien será responsable de presentar la información.
6 ¿Qué debe incluir el orden del día para las reuniones de Junta Directiva?
El orden del día debe tener en cuenta:
- Asuntos urgentes o relevantes: Temas prioritarios o urgentes que han surgido recientemente y requieren la atención inmediata de la Junta Directiva. El secretario consultará con el Presidente la necesidad de una reunión extraordinaria o priorizar dichos temas en la próxima reunión ordinaria. Aquí también se pueden incluir temas relevantes que la Junta Directiva debe atender, bien sea previendo otras situaciones o atendiendo asuntos importantes.
Por ejemplo:
- Aprobar a la Gerencia para que firme un contrato grande (que supera lo que está autorizado a firmar)
- Renuncia masiva de empleados (o situaciones críticas internas o externas)
- Evaluación de desempeño de la gerencia
- Plan de Trabajo Anual de tu Junta Directiva: Al crear la Junta Directiva se estableció un propósito plasmado en un reglamento de gobierno corporativo o junta directiva para guiar su actuación. Con base en ello, se construye un plan de trabajo anual que esquematiza los temas a tratar en cada reunión y enfocarse en los objetivos a lograr
Por ejemplo:
- En los últimos meses del año, la Junta Directiva debería enfocarse en la estrategia de cierre y de arranque para el siguiente periodo.
- En empresas familiares, es importante que la Junta Directiva mantenga una comunicación periódica con los accionistas, incluyendo aquellos que no trabajan en el negocio, para atender sus necesidades y mantener una buena relación.
- Si cuentan con revisor fiscal, la Junta Directiva debería citarle periódicamente para obtener su perspectiva sobre la empresa
- Tareas pendientes: En las reuniones se asignan tareas que deben revisarse posteriormente. Es importante registrar estos puntos en el acta de cada reunión, algunos pueden requerir análisis adicional en una próxima sesión y otros son solo informes o respuestas que no necesitan seguimiento posterior una vez completados.
Así que, el/la secretario/a de la Junta Directiva debe revisar las tareas pendientes que deban ser revisadas en la siguiente reunión y validar si están listas para ser presentadas.
- Resultados o avances de los comités de Junta DIrectiva: Para profundizar ciertos temas, es usual que las Juntas Directivas creen comités específicos, bien sea porque lo requieren por ley o por decisión propia. Por tanto, si se cuenta con comités, es necesario definir espacios para que lleven sus reportes o avances ante la Junta Directiva en pleno, acorde con la periodicidad definida desde la creación de cada comité.
Por ejemplo:
- Comité Comercial: Se enfoca en profundizar en la situación comercial de la empresa, analizar los resultados y apoyar al área
- Comité Financiero: Se enfoca en revisar de manera detallada la información financiera para generar mejoras y optimizaciones
- Comité de Gobierno Corporativo: Se encarga de mantener actualizada y aplicable a la realidad del negocio y a las regulaciones correspondientes, la estructura de gobierno corporativo establecida en la organización.
Una vez realizada esta revisión de temas potenciales para la sesión de Junta Directiva, el/la secretario/a debe validar el tiempo total estimado para la reunión. Si se estima que la reunión dure 2 horas, se debe desglosar ese tiempo en los puntos a abordar y asignarle duración a cada uno.
Por ejemplo:
- Verificación del quorum – 5 min
- Elección de presidente y secretario – 5 min (si en estatutos o reglamentos internos se define que se elige cada reunión, se mantiene este punto; si por el contrario se eligen por periodos de un año o similares, no es necesario incluir este punto sino solo cuando se vayan a nombrar de nuevo)
- Lectura del acta anterior – 5 min (es más eficiente que al finalizar la reunión se realice la lectura y aprobación del acta para que quede lista y no usar tiempo de la siguiente reunión revisando el acta anterior)
- Aprobar a la Gerencia para que firme un contrato grande (que supera lo que está autorizado a firmar) – 20 min
- Revisar la proyección de cierre para el año y proyectar el arranque del siguiente año – 1 hora
- Analizar el informe del comité financiero – 20 min
- Cierre de la reunión y firma del acta – 5 min
Si el tiempo para cada tema no es suficiente o se debe alargar la reunión, el/la secretario/a deberá validar con el Presidente para definir los ajustes y determinar el orden del día definitivo, tiempo de duración total de la sesión, tiempo asignado a cada tema y responsables para presentar cada tema.
7 Convocatoria de la reunión de Junta Directiva
El secretario de la Junta Directiva enviará la convocatoria de la reunión una vez que se haya definido el orden del día final, pudiendo incluir los informes a presentar o enviarse posteriormente, pero antes de la reunión para su análisis por parte de los miembros de la junta.
¿Cómo hacer la convocatoria de la Junta Directiva?