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Un acta de Junta Directiva, Asamblea de Accionistas o Junta de Socios es un documento que permite tener constancia de la reunión desarrollada, los asistentes, temas abordados y decisiones tomadas. En este artículo te contamos ¿Qué debe contener el acta? y algunas consideraciones importantes que debes tener en cuenta a la hora de realizarla: Pasos para hacer actas empresariales
1. Estructura Pasos para hacer actas empresariales
Desde nuestra experiencia, y de manera complementaria a las características legales particulares, la estructura ideal de un acta debe incluir:
- Información General: En este apartado se indica claramente el nombre de la empresa, tipo de organismo, el número del acta, fecha de la reunión, hora de inicio y hora de finalización de la misma.
- Información Específica: Aquí se realizan varias especificaciones que son exigidas por algunos entes, como las cámaras de comercio. Se indica en que ciudad se está realizando la respectiva reunión, la hora de inicio y finalización, la fecha en la cual se realizó la convocatoria a la reunión, quien realizó la convocatoria a la reunión y su cargo, se específica el medio por el cual se realizó la convocatoria, el tipo de reunión (ordinaria o extraordinaria) y el tipo de organismo al que pertenece (Junta Directiva, Junta de Socios o Asamblea de Accionistas)
Aclaración: Si son reuniones virtuales en el nombre de la ciudad se debe especificar la ciudad de la sede principal de la empresa. Además, se debe indicar en la información específica la plataforma utilizada para realizar la reunión y la fecha en la cual se envió el respectivo link de acceso.
- Orden del día: Es necesario SIEMPRE tener definido el orden del día previamente, es decir, debe ser indicado desde la convocatoria de la reunión. Además de los temas puntuales a abordar, se incluyen puntos del orden del día que son necesarios en todas las actas:
Muestra de orden del día
- Verificación del quorum: En este punto se verifica que todos, o el mínimo de los miembros, de la Junta Directiva, Junta de Socios o Asamblea de Accionistas estén presentes para poder dar por inicio la reunión. Se debe ter en cuenta el quorum definido para estos organismos según los estatutos. Es muy importante recordar que en este punto también se manifiesta que invitados estarán en la reunión y en qué punto participarán, así como su modalidad de participación (virtual o presencial).
Demostración de Verificación del Quorum
- Elección del presidente y secretario: En este punto se indica quien figurará como presidente y secretario de la reunión. Es necesario validar en los estatutos por si existe alguna condición particular sobre estos roles.
Ilustración de elección de presidente y secretario
Pasos para hacer actas empresariales
- Elaboración, lectura y aprobación del acta de la reunión: Se indica que se elaboró el acta de la reunión y se somete a aprobación por parte de los asistentes.
Ejemplo de Elaboración, lectura y aprobación del acta de la reunión
- Firmas: Se hace firmar por el presidente y el secretario de la reunión, dando constancia y veracidad del contenido del acta. Dependiendo del tipo de decisiones, puede que se requiera además la firma del representante legal (en casos de aprobaciones presupuestales, reformas estatutarias, y similares)
Ejemplo de Firmas
Pasos para hacer actas empresariales
2. Contenido del acta
El acta debe dejar de manera clara y formal las decisiones, acuerdos y tareas asignadas en cada punto, así como comentarios importantes que se realizan a lo largo de la reunión. Nuestra recomendación es que el acta no sea una copia textual de lo hablado durante la reunión, a menos que se requiera de esa forma por exigencia legal.
Por tanto, en cada punto debe indicarse:
- Contexto: Información inicial o introducción al punto, según lo comente la persona que lo va a presentar.
- Decisiones tomadas: indicar la cantidad de votos a favor y en contra.
- Conclusiones y tareas: describir los siguientes pasos, tareas y actividades posteriores a realizar, con fecha de entrega y responsable asignado.
3. Consideraciones importantes
- A lo largo de una reunión pueden ingresar y retirarse personas de la reunión. Esto debe quedar explícito en el acta.
- Se debe validar a lo largo de la reunión que siempre se cuente con el quorum necesario para desarrollar la sesión, según se indique en los estatutos.
- Si durante la reunión virtual se toma una decisión, es necesario indicar nuevamente qué personas se encuentran presentes en ese momento y la plataforma usada para tomar la decisión.
- Para las reuniones virtuales, antes de finalizar la reunión se deberá validar qué personas se encuentran presentes en la reunión y la plataforma.
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