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Cuando realizamos procesos de consultoría enfocada en gobierno corporativo es indispensable para nosotros conocer los estatutos de la empresa dado que es allí en donde se encuentran las reglas generales que rigen a la compañía y su estructura de gobierno corporativo vigente.
Si bien es un documento de vital importancia, cuando lo solicitamos muchos empresarios nos indican que:
- No tengo estatutos de mi empresa
- No sé en dónde están
- Tengo una versión, pero no sé si es la vigente
- Tengo una última reforma, pero no tengo el resto
Por tanto, hacemos algunas aclaraciones para que puedas contar con este documento actualizado para tu compañía:
1 ¿Qué son los estatutos?
Los estatutos pueden estar contenidos en una escritura pública (para el caso de las sociedades Ltda., SA o comanditas) o en un documento privado (en el caso de las SAS) y se desarrollan cuando se va a crear una empresa en Colombia.
Aclaración: si no es una empresa sino un establecimiento de comercio o una persona natural que desarrolla negocios no tendrá estatutos dado que estos son exclusivos de las empresas legalmente constituidas.
Deben cumplir con requisitos legales específicos e incluyen asuntos como:
- Nombre de la empresa y en dónde funcionará su sede principal
- Objeto social: a qué se dedica y qué actividades va a desarrollar
- Composición del capital
- Identificación de sus socios o accionistas
- Órganos sociales: Asamblea de Accionistas o Junta de Socios, Junta Directiva (si tiene), Gerencia y Representación Legal
- Reglas para cada uno de los órganos sociales
- Revisoría Fiscal y sus características (si tiene)
- Causas para su disolución y liquidación
- Resolución de conflictos
- Disposiciones especiales
2 ¿En dónde se registran los estatutos?
Al momento de crear una empresa en Colombia, los estatutos se registran ante la cámara de comercio de su jurisdicción y es esta quien revisa, valida el cumplimiento de los requisitos legales y registra oficialmente la sociedad.
3 ¿Cómo puedo modificar o reformar los estatutos de mi empresa?
Los estatutos solo pueden ser modificados por la Asamblea de Accionistas o Junta de Socios mediante un acta de dicho organismo. Así como para la constitución de la empresa, esa acta se debe elevar a escritura pública cuando se trate de una sociedad Ltda., SA o Comandita, y luego se llevará ante la cámara de comercio correspondiente; mientras que si se trata de una SAS el acta de Asamblea de Accionistas se lleva directamente ante la cámara de comercio.
Ten en cuenta que todos los trámites de reforma de estatuto debes hacerlo en la misma cámara de comercio en la que te registraste (Bogotá, Facatativá, Medellín, Bucaramanga, etc.)
Tanto de la constitución inicial con los estatutos originales como de las reformas o modificaciones que hagas y registres ante la cámara de comercio, quedarán registros en esa entidad y podrás verlos reflejados en el certificado de existencia y representación legal (también conocido como certificado de cámara de comercio).
Si haces reformas y no las registras ante la cámara de comercio correspondiente no quedarán vigentes ni serán aplicables.
4 ¿Cómo puedo encontrar los estatutos de mi empresa?
Dado que los estatutos se registran en la cámara de comercio, esta entidad tiene copias textuales de dichos documentos y allí se pueden solicitar copias. También, si los estatutos están en una escritura pública (para sociedades Ltda., SA o Comanditas). Puedes solicitar una copia en la notaría en la cual los registraste.
Por tanto, si no sabes en dónde están tus estatutos y quieres obtener una copia, sigue estos pasos:
Para sociedades Ltda., SA o Comanditas:
- Revisa o solicita un certificado de existencia y representación legal (también conocido como certificado de cámara de comercio) ante la cámara de comercio que te corresponda
- En ese certificado vas a encontrar:
- Constitución de tu empresa: se indica el número de escritura con el que se creó tu empresa, es decir, el número de escritura que contiene los estatutos originales, la fecha de esa escritura, y la fecha en que fue inscrita en la cámara de comercio
- Reformas a tus estatutos: indica el número de escritura correspondiente a cada reforma, la fecha de cada escritura, y la fecha en que se registró cada escritura ante la cámara de comercio.
- Con esa numeración puedes comunicarte con la cámara de comercio en la que está inscrita tu empresa para solicitar la copia textual de esos documentos. Dependiendo de los procedimientos internos de cada cámara de comercio, es un procedimiento que podrás realizar de manera presencial o virtual.
Para sociedades SAS:
- Revisa o solicita un certificado de existencia y representación legal (también conocido como certificado de cámara de comercio) ante la cámara de comercio que te corresponda
- En ese certificado vas a encontrar:
- Constitución de tu empresa: se indica el número de acta con el que se creó tu empresa, es decir, el número de acta que contiene los estatutos originales, la fecha de esa acta, y la fecha en que fue inscrita en la cámara de comercio
- Reformas a tus estatutos: indica el número de acta correspondiente a cada reforma, la fecha de cada acta, y la fecha en que se registró cada acta ante la cámara de comercio.
- Con esa numeración puedes comunicarte con la cámara de comercio en la que está inscrita tu empresa para solicitar la copia textual de esos documentos. Dependiendo de los procedimientos internos de cada cámara de comercio, es un procedimiento que podrás realizar de manera presencial o virtual.
5 Recomendaciones
Ahora que tienes los textos de tus estatutos y las reformas que has hecho, te recomendamos:
- Guárdalos en un lugar seguro y a la mano para que puedas consultarlos con frecuencia.
- Lee la totalidad de los estatutos e identifica si hay asuntos que deban ser actualizados o reformados.
- Revisa, de manera particular, los órganos sociales (Asamblea de Accionistas o Junta de Socios, Junta Directiva (si tienes), Gerencia y Representación Legal) y valida si algo de eso debe ajustarse a tu realidad actual.
En muchos estatutos hay cifras ($) que están en pesos, por lo que pierden vigencia. Considera convertir esas cifras a salarios mínimos (SMMLV) para que se actualicen de manera automática).
- Revisa la forma en que esos órganos sociales toman decisiones: quórum para deliberar, quorum para decidir, mayorías o decisiones especiales, etc., y valida si hay algo que debas actualizar.
En muchos estatutos hay quorum para deliberar y quorum para tomar decisiones que no son coherentes y pueden generar bloqueos a la hora de aplicarlos.
- Comparte los estatutos con los demás socios o accionistas para que todos conozcan su contenido y comprendan tanto la estructura como el funcionamiento de la compañía que allí se describen.
Parte del rol como socios o accionistas responsables parte de conocer los estatutos de la empresa y entender sus implicaciones.
- Cuando realices reformas a tus estatutos es recomendable que te acompañes de abogados para asegurar que todo esté acorde con la legislación vigente. Puedes pedir asesoría a abogados expertos (contáctanos si necesitas apoyo) o acudir a la cámara de comercio correspondiente para que te den asesoría.
Recuerda:
TODAS las empresas legalmente constituidas (SAS, LTDA, SA, etc.) en Colombia tienen estatutos