¿Cómo hacer un acta de Junta Directiva o Asamblea de Accionistas? + Plantilla Gratis

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Redacción de actas empresariales, Asamblea de Accionistas o Junta de Socios es un documento que permite tener constancia de la reunión desarrollada, los asistentes, temas abordados y decisiones tomadas.

En este artículo te contamos qué debe contener el acta y algunas consideraciones importantes que debes tener en cuenta a la hora de realizarla, y encontrarás un formato descargable gratis para que lo implementes en tu empresa:

1.    Estructura

Desde nuestra experiencia, y de manera complementaria a las características legales particulares, la estructura ideal de un acta debe incluir:

1. 1. 1. Información General:  En este apartado se indica claramente el nombre de la empresa, tipo de organismo (Junta Directiva, Asamblea de Accionistas o Junta de Socios), el número del acta (debe ser consecutiva según el tipo de organismo), fecha de la reunión, hora de inicio y hora de finalización de la misma.

1. 1. 2. Información Específica: Aquí se incluye información puntual según la normatividad aplicable. Se indica en que ciudad se está realizando la respectiva reunión, la hora de inicio y finalización, la fecha en la cual se realizó la convocatoria a la reunión, quien realizó la convocatoria a la reunión y su cargo, así como el medio por el cual se realizó la convocatoria, el tipo de reunión (ordinaria o extraordinaria) y el tipo de organismo al que pertenece (Junta Directiva, Junta de Socios o Asamblea de Accionistas). Esta información debe ser coherente con lo establecido en los estatutos de tu empresa.

Aclaración: Si la reunión es totalmente virtual, se debe indicar en la información específica la plataforma utilizada para realizar la reunión y la fecha en la cual se envió el respectivo link de acceso.

1. 1. 3. Redacción de actas empresariales orden del día: Es necesario SIEMPRE tener definido el orden del día previamente, es decir, debe ser indicado desde la convocatoria de la reunión. Además de los temas puntuales a abordar, se incluyen puntos del orden del día que son necesarios en todas las actas:

Ejemplo de orden del día

1. 1. 3.1. Verificación del quorum: En este punto se verifica quienes están presentes para realizar la reunión. Esto debe ser coherente con el quorum definido para deliberar (hacer las reuniones) o decidir (tomar decisiones) según los estatutos. Aquí también se especifica qué invitados estarán en la reunión y en qué punto participarán, así como su modalidad de participación (virtual o presencial). Los invitados deben ser validados previamente desde el momento en que se envía la convocatoria para la reunión.

Ejemplo de Verificación del Quorum

1. 1. 3.2. Elección del presidente y secretario: En este punto se indica quien figurará como presidente y secretario de la reunión. Es necesario validar en los estatutos por si existe alguna condición particular sobre estos roles. Por ejemplo, si tanto Presidente como Secretario son elegidos por periodos de un año, entonces no se deben elegir en cada reunión. Si por el contrario, en los estatutos  dice que se deben nombrar en cada reunión, así deberá efectuarse.

Representación de elección de presidente y secretario

1. 1. 3.3. Elaboración, lectura y aprobación del acta de la reunión: Se indica que se elaboró el acta de la reunión y se somete a aprobación por parte de los asistentes. Lo ideal es que se termine cuando finalice la reunión, por lo que contar con un secretario experto ayuda mucho. Es usual que las actas se queden sin firmar y luego, cuando se requiere volver a ellas para validar información, no son un soporte fiable.

Demostración de Elaboración, lectura y aprobación del acta de la reunión

1. 1. 3.4. Firmas: Se hace firmar por el presidente y el secretario de la reunión, dando constancia y veracidad del contenido del acta. Dependiendo del tipo de decisiones, puede que se requiera además la firma del representante legal (en casos de aprobaciones presupuestales, reformas estatutarias, y similares). Es importante revisar en los estatutos  que el Presidente de la Asamblea de Accionistas o Junta de Socios se indique expresamente que el Presidente debe ser un socio o accionista, para garantizar que no se firmen actas sin conocimiento de los socios.

Muestra de Firmas

2.   Contenido del acta

Redacción de actas empresariales, las acta debe dejar de manera clara y formal las decisiones, acuerdos y tareas asignadas en cada punto, así como comentarios importantes que se realizan a lo largo de la reunión. Nuestra recomendación es que el acta no sea una copia textual de lo hablado durante la reunión, a menos que se requiera de esa forma por exigencia legal.

Por tanto, en cada punto debe indicarse:

• • Contexto: Información inicial o introducción al punto, según lo comente la persona que lo va a presentar.
  • Decisiones tomadas: indicar la cantidad de votos a favor y en contra y el resultado de la decisión.
  • Conclusiones y tareas: describir los siguientes pasos, tareas y actividades posteriores a realizar, con fecha de entrega y responsable asignado.

3.   Consideraciones importantes

Redacción de actas empresariales

• • A lo largo de una reunión pueden ingresar y retirarse personas de la reunión. Esto debe quedar explícito en el acta.
  • Se debe validar a lo largo de la reunión que siempre se cuente con el quorum necesario para desarrollar la sesión, según se indique en los estatutos.
  • Si durante la reunión virtual se toma una decisión, es necesario indicar nuevamente qué personas se encuentran presentes en ese momento y la plataforma usada para tomar la decisión y expresarlo en el acta.
  • Para las reuniones virtuales, antes de finalizar la reunión se deberá validar qué personas se encuentran presentes en la reunión y la plataforma utilizada, y registrarlo en el acta.